Samochód prywatny do celów służbowych
W miejscach pracy, które wymagają od pracownika mobilności, często nie ma specjalnie na to przeznaczonych aut służbowych. W takiej sytuacji zatrudniony najczęściej jest zmuszony do korzystania z prywatnego samochodu. Na jakich zasadach jego pojazd może być eksploatowany w pracy?
Pracodawca może skorzystać z dwóch możliwości przy wypłacie rekompensaty:
- pierwsza możliwość to ryczałt pieniężny,
- druga – rozliczenie według tzw. „kilometrówki”.
Ryczałt pieniężny to nic innego jak zwrot kosztów, wynikających z używania samochodu osobowego, który nie jest własnością firmy. Do rekompensaty w postaci ryczałtu niezbędna jest umowa cywilnoprawna zawarta między pracownikiem a pracodawcą, w której należy zawrzeć aktualną stawkę za kilometr oraz ilość kilometrów wynikających z jazdy lokalnej. W sytuacji, kiedy ryczałt przekracza limit wyznaczony w § 3 ust. 2 „Rozporządzenia o stawkach”, pracodawca nie może wliczyć wypłaconego ryczałtu do kosztów uzyskania przychodów. Warto zaznaczyć, że większa liczba przejechanych przez pracownika kilometrów nie zwiększa kwoty ryczałtu ustalonego w umowie. Od ryczałtu nie potrąca się składek ZUS, ale podlega on opodatkowaniu z racji przychodu. Wyjątkami są ryczałty wypłacone listonoszom i pracownikom Służby Leśnej oraz zwroty kosztów za czas podróży służbowej do celów pracodawcy.
„Kilometrówka” polega na zwrocie kosztów eksploatowania samochodu prywatnego na podstawie faktycznej ilości przebytych kilometrów wynikających z ewidencji przebiegu danego pojazdu. Ewidencja przebiegu pojazdu musi zawierać:
- imię i nazwisko wraz z adresem zamieszkania osoby, która używa samochodu,
- numer rejestracyjny pojazdu,
- pojemność silnika,
- datę oraz cel wyjazdu,
- kolejny numer wpisu,
- krótką charakterystykę trasy – skąd i dokąd,
- liczbę przejechanych kilometrów,
- stawkę za 1km i koszty z tego wynikające,
- dane pracodawcy opatrzone jego podpisem.
Wysokość „kilometrówki” stanowi iloczyn kilometrów z ewidencji i stawki za 1km. Jak w poprzednim przypadku i ten rodzaj rekompensaty jest opodatkowany z tymi samymi, co uprzednio wyjątkami. W przypadku podróży zamiejscowych, nieopodatkowane są diety oraz inne należności wynikające z podróży służbowej pracownika.
Często pracownik nie zdaje sobie sprawy z tego, że za używanie auta do celów związanych stricte z jego pracą w firmie przysługuje mu rekompensata od zatrudniającego. Prywatne przedsiębiorstwa nie zawsze przestrzegają tego prawa, najzwyczajniej w świecie oszczędzając na zatrudnionym.