Samochód prywatny do celów służbowych

W miejscach pracy, które wymagają od pracownika mobilności, często nie ma specjalnie na to przeznaczonych aut służbowych. W takiej sytuacji zatrudniony najczęściej jest zmuszony do korzystania z prywatnego samochodu. Na jakich zasadach jego pojazd może być eksploatowany w pracy?

Pracodawca może skorzystać z dwóch możliwości przy wypłacie rekompensaty:

  1. pierwsza możliwość to ryczałt pieniężny,
  2. druga – rozliczenie według tzw. „kilometrówki”.

Ryczałt pieniężny to nic innego jak zwrot kosztów, wynikających z używania samochodu osobowego, który nie jest własnością firmy. Do rekompensaty w postaci ryczałtu niezbędna jest umowa cywilnoprawna zawarta między pracownikiem a pracodawcą, w której należy zawrzeć aktualną stawkę za kilometr oraz ilość kilometrów wynikających z jazdy lokalnej. W sytuacji, kiedy ryczałt przekracza limit wyznaczony w § 3 ust. 2 „Rozporządzenia o stawkach”, pracodawca nie może wliczyć wypłaconego ryczałtu do kosztów uzyskania przychodów. Warto zaznaczyć, że większa liczba przejechanych przez pracownika kilometrów nie zwiększa kwoty ryczałtu ustalonego w umowie. Od ryczałtu nie potrąca się składek ZUS, ale podlega on opodatkowaniu z racji przychodu. Wyjątkami są ryczałty wypłacone listonoszom i pracownikom Służby Leśnej oraz zwroty kosztów za czas podróży służbowej do celów pracodawcy.

samochód firmowy

Kilometrówka” polega na zwrocie kosztów eksploatowania samochodu prywatnego na podstawie faktycznej ilości przebytych kilometrów wynikających z ewidencji przebiegu danego pojazdu. Ewidencja przebiegu pojazdu musi zawierać:

  • imię i nazwisko wraz z adresem zamieszkania osoby, która używa samochodu,
  • numer rejestracyjny pojazdu,
  • pojemność silnika,
  • datę oraz cel wyjazdu,
  • kolejny numer wpisu,
  • krótką charakterystykę trasy – skąd i dokąd,
  • liczbę przejechanych kilometrów,
  • stawkę za 1km i koszty z tego wynikające,
  • dane pracodawcy opatrzone jego podpisem.

Wysokość „kilometrówki” stanowi iloczyn kilometrów z ewidencji i stawki za 1km. Jak w poprzednim przypadku i ten rodzaj rekompensaty jest opodatkowany z tymi samymi, co uprzednio wyjątkami. W przypadku podróży zamiejscowych, nieopodatkowane są diety oraz inne należności wynikające z podróży służbowej pracownika.

Często pracownik nie zdaje sobie sprawy z tego, że za używanie auta do celów związanych stricte z jego pracą w firmie przysługuje mu rekompensata od zatrudniającego. Prywatne przedsiębiorstwa nie zawsze przestrzegają tego prawa, najzwyczajniej w świecie oszczędzając na zatrudnionym.

Polecane strony

Audi A3 - Informacja PKS - myjnia Gdańsk - wymiana opon Kraków - myjnia Łódź -